Efficiënt ondernemen gaat vaak samen met dure softwarepakketten of prijzige online tools. In dit artikel lijsten we een aantal gratis of zeer betaalbare online tools die de werkdruk van elke onderneming — hoe groot of hoe klein ook — kunnen verlichten.

Er zijn talloze online tools voor ondernemers. Deze lijst geeft een selectie van tools. Vind je dat de ultieme tool die jij gebruikt nog ontbreekt in deze lijst? Laat het ons weten via mies.vanroy@flandersdc.be.

Wanneer je kiest om gebruik te maken van een gratis tool, weet dan dat je deze vaak op een andere manier betaalt. Vertrouwelijke gegevens of intellectuele rechten komen soms namelijk in het gedrang. Het is dus aangeraden om altijd de privacyvoorwaarden van de tool in kwestie goed te na te lezen.

Flanders DC wil ook zijn steentje bijdragen. Een overzicht van de door ons opgestelde templates en tools vind je hier. Je vindt er onder meer: Close The Loop voor een meer duurzame modebusiness, Prijs In-zicht voor een correcte prijsbepaling, een checklist voor het opzetten van een website en webshop, een voorbeeld van een persbericht,...


Website

  • De missie van Wordpress is duidelijk: iedereen moet een website maken. Zonder veel technische voorkennis kan je je eigen webpagina maken. Veel is gratis, maar je kan ook kiezen voor abonnementen.
  • De service die Squarespace biedt is niet gratis, maar zorgt wel voor een hele eenvoudige setup met een hele hoop extra’s zoals credit voor Google Adwords. 
  • Met Paspartout plaats je heel simpel je werk op het web zonder je zorgen te maken over de hosting, installatie of domeinnaam. Je kan makkelijk je eigen stijl creëren omdat niet wordt gewerkt met voorgemaakte thema’s. Perfect dus voor de creatieve ondernemer! Er zijn verschillende soorten van formules, van Free en Plus tot Pro.
  • Het Gentse SiteManager combineert flexibiliteit van WordPress en de gebruiksvriendelijkheid van Squarespace. Naast een visuele CMS biedt het ook een krachtig design en developerapplicatie. 

E-commerce

  • BigCommerce, Shopify, Big Cartel en StyleHub (specifiek voor mode- en designmerken) zijn voorbeelden van beheerde e-commerceplatformen die je kan gebruiken om je producten online te verkopen via een eigen webshop. Wanneer je een abonnement aankoopt, kan je makkelijk en snel zelf aan de slag met vaste templates.
  • Een eigen e-commerceplatform op maat is mogelijk door bijvoorbeeld gebruik te maken van een CMS-pakket zoals Magento.
  • Flexibit is een full service partner voor je e-commerceproject mét volledige integratie van je boekhouding. TailorFit biedt dan weer omnichannel IT-oplossingen specifiek voor de modesector.

Wil je op de hoogte gehouden worden van nieuwe artikels in dit magazine? Schrijf je in op onze nieuwsbrief!


Data-analyse

  • Google Analytics is dé gratis tool voor iedereen die wil weten wat er op zijn of haar website of applicatie gebeurt. Het laat je toe data te verzamelen, analyseren, visualiseren en rapporteren. Er zijn verschillende alternatieven voor Google Analytics, zoals bijvoorbeeld Adobe Analytics.
  • Met Optimizely kan je experimenteren hoe je de meeste klanten aantrekt op websites en mobiele applicaties. De beslissingen die je maakt zijn allemaal gebaseerd op data en voldoen dus aan de wensen van je klanten.
  • Hotjar is een analysetool en geeft feedback over hoe je bezoekers op je site surfen. Met heatmaps of visitor recordings kan je het gedrag van je bezoekers visualiseren. De prijs van deze tool hangt af van het aantal pageviews per dag dat je wil zien. Een andere gelijkaardige analysetool is Crazy Egg.
  • Het analyseren van je websitegebruik kan ook in real-time met Clicky. Het geeft gedetailleerde informatie per segment, geografische informatie over je bezoekers en de meest bezochte pagina’s. 
  • Met Spyfu kan je de meest winstgevende trefwoorden, betaalde advertenties en organische search van je concurrenten downloaden. 

CRM en klantenbeheer

  • Het volledig kosteloze HubSpot CRM zorgt ervoor dat je het traceren van je gebruikers makkelijk kan managen. HubSpot CRM is gesynchroniseerd met Gmail en Outlook en zorgt ervoor dat elke interactie zichtbaar wordt. Het doel van deze tool is om een persoonlijkere aanpak met je klanten aan te bieden.
  • Streak is een Chrome-extensie die je Gmail-Inbox transformeert in een CRM-workflow. Je kan je hele business voeren via je inbox. Voor persoonlijk gebruik is deze tool gratis, maar een professioneel pakket is betalend.
  • Heb je een offerte of factuur verstuurd? Met Boomerang for Gmail maak je makkelijk een reminder die je eraan herinnert om je mail op te volgen als een antwoord uitblijft. Wil je in het weekend werken, maar je klant dan niet lastigvallen, dan kan je met Boomerang je mails makkelijk plannen zodat ze pas op maandag worden gestuurd.
  • Wil je je afspraken automatisch laten inplannen? Dat kan bijvoorbeeld gratis met Calendly of met Afsprakenagenda, dat betalend is.
  • BatchGeo is een tool waarmee je bepaalde geografische zones kan samenstellen. Je maakt een lijst met adressen, integreert deze in de tool en krijgt een gepersonaliseerde kaart.

Wil je op de hoogte gehouden worden van nieuwe artikels in dit magazine? Schrijf je in op onze nieuwsbrief!

Consumer insights

  • Zendesk is ontstaan uit frustraties vanwege de chaos in de klantenservice. Dit gebruiksvriendelijk klantenserviceplatform zorgt ervoor dat klantenrelaties persoonlijker en productiever zijn. Je betaalt vanaf 5 euro per maand per gebruiker.
  • Online surveys waren nog nooit zo aantrekkelijk voor consumenten dan voorheen. Ideaal om van dichtbij te volgen wat je klanten echt vinden. Zoals vele tools kan je gratis instappen en betalend upgraden. Zo is er Typeform, maar ook SurveyAnyplace, Survey Sparrow of SoGoSurvey.
  • Een gratis tool voor online screening is Talkwalker alerts, een alternatief voor Google Alerts. Je kan er het web mee bewaken over interessante nieuwe inhoud over je naam, merk, concurrenten, evenementen of wat dan ook.

Communicatie en marketing

  • Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, Pinterest, Snapchat,… al deze sociale media-kanalen blijven interessante en populaire netwerken om gratis te communiceren naar klanten toe. Als bedrijf is het een must geworden om op één of meerdere van deze kanalen actief bezig te zijn. De meeste bieden dan ook advertentiemogelijkheden aan om extra mensen te bereiken.
  • Bij je online marketing kan Bitly wel eens van pas komen. Met deze tool kan je url's persoonlijk maken waardoor je het aantal clicks zult zien stijgen.
  • Worden al die sociale media je teveel? Via Buffer wordt content in je stream automatisch op het goede moment gepubliceerd. Buffer start je gratis, maar wanneer je meer gebruikers en accounts wil koppelen of meer posts plaatsen, betaal je voor de tool. Andere social mediaplanning- en analysetools zijn Planoly en Later (voor Instagram) en Tweetdeck (voor Twitter).
  • Het Vlaamse Story Chief is een content marketingtool waarmee je content kan creëren, samenwerken met collega’s en freelancers, en met één klik kan publiceren op meerdere kanalen tegelijkertijd. Ook het meten van de ROI van de artikels zit in het systeem.
  • Op een gebruiksvriendelijke manier kun je aan e-mailmarketing met bijvoorbeeld MailChimp voor maximaal 2.000 subscribers en 12.000 mails per maand. Aan professioneel gebruik van Mailchimp hangt wel een prijskaartje. Hoe meer subscribers, hoe hoger de kostprijs. Andere alternatieven voor MailChimp zijn Campaign Monitor of HubSpot.
  • Voor mail security is er de tool Have I been Pwned, dat nagaat na of je account is aangetast door een datalek.
  • Het Belgische Chestnote laat je betekenisvolle berichten sturen voor een waardevolle merkbeleving. Via slow messaging stuur je berichten wanneer ze het beste tot hun recht komen.

Financiële administratie

  • Je boekhouding bijhouden is voor velen niet voor de handliggend. Zowel bij het opmaken van offertes en facturen als het verwerken van de btw-aangifte is het handig gebruik te maken van online tools. Klantenbeheer, budgettering en facturatie zijn modules die bij de meeste boekhoudpakketten toegevoegd kunnen worden en zijn meestal online beschikbaar. Er bestaan ook platformen waarop ondernemers en boekhouders makkelijk kunnen samenwerken. Best is om dit steeds te checken met je boekhouder en een handige oplossing voor beiden te vinden. Het heeft weinig nut als jij een ander pakket of platform zou gebruiken dan je boekhouder.

  • Voorbeelden van online boekhoudpakketten zijn Exact, Admisol en Octopus. Mogelijke financiële administratie, facturatie- en boekhoudplatformen waar ondernemers en boekhouders kunnen samenwerken zijn Clearfacts, Yuki, Basecone, Silverfin, Blue10 en Billit. De meeste van deze platformen zijn compatibel met grootbanken voor het opvolgen van je betalingsverkeer. Meestal zijn er ook koppelingen voorzien met CRM-systemen zoals bijvoorbeeld Teamleader.

  • Een grote drempel voor freelancers is vaak het opstellen van eigen facturen. Volgende online tools zijn enkele voorbeelden die facturatie en het opvolgen van betalingen toegankelijk maken voor elke freelancer: digiteal.eu, De Factuur, Factuurdesk, Comanage, Factuursturen.be, Digitalefactuur en Eenvoudig factureren. Deze tools zijn gratis of zeer betaalbaar en gebruiksvriendelijk.

  • Je kan ook vragen aan je bank welke tools zij ter beschikking stellen van hun klanten. Zo is er bijvoorbeeld ING Invoice Solutions, een online facturatietool met opvolging betalingen, die makkelijk deelbaar is met je boekhouder.

  • De financiële cijfers van je concurrenten of opdrachtgevers raadplegen kan makkelijk via de Nationale Bank van België of Finactum.

  • BTW-nummers van je klanten opzoeken of controleren? Dit kan op de Kruispuntbank van Ondernemingen. Ook via platformen zoals Billit kan je dit doen. Wil je een Europees nummer opzoeken, dan kan dit via VIES BTW-nummer verificatie.

  • Prijs In-zicht is een tool van Flanders DC die je helpt bij het opstellen van je prijs. Rekening houdend met verschillende factoren zal deze tool je de correcte prijs voor jouw product helpen zoeken.

  • Op de website van Flanders DC kan je ook een handige template vinden voor het opstellen van je financieel plan en je kasplan. Ze werden speciaal voor de creatieve sector ontwikkeld.

Interne communicatie en planning

  • Teamwork is niet altijd even makkelijk en overzichtelijk. Denk maar aan de moeilijkheden bij het opstarten van een project, een nieuwe werknemer aanwerven, budgetten finaliseren,… Gelukkig bestaan er tools zoals Slack die alle communicatie integreert om je werk gedaan te krijgen op een productieve manier. Je kunt de tool gratis gebruiken, maar wanneer je meer mogelijkheden wil, kun je pakketten kopen.
  • Een overload aan notities? Dan is Evernote misschien wel iets voor jou. Naast het bewaren, ordenen, synchroniseren en inscannen van nota’s kun je via Evernote Business ook teams structureren. Van de eerste brainstorm tot de afloop van een project vergemakkelijkt deze tool de werkproductiviteit. Veel kun je al gratis doen met Evernote, maar wanneer je nog professioneler wil werken, zijn er aantal formules.
  • Trello helpt je om op een visuele en flexibele manier je projecten te beheren of wat dan ook te organiseren. Trello is volledig gratis, maar Trello Business Class is betalend. Deze tool biedt meer en zorgt voor een gedeelde omgeving om samen te werken, te communiceren en veilig informatie te delen.
  • Online CRM, projectmanagement en facturatie samen in één simpele tool kan via Public Teamleader.
  • Je personeel plannen en werkroosters maken kan eenvoudig via onlinewerkrooster, forganiser of Beeple. Je uren bijhouden om bijvoorbeeld timesheets in te vullen, kan makkelijk via Getharvest. Daarnaast kan je er ook offertes mee versturen en laten goedkeuren en op basis daarvan facturen maken. Ideaal voor freelancers die geen uit de kluiten gewassen boekhoudpakket willen en voornamelijk diensten aanbieden.
  • Toggl is een tijdregistratiesysteem voor kleine bedrijven.
  • Basecamp organiseert en centraliseert je communicatie, projecten en klanten. Iedereen weet hoever het project staat en waar de juiste documenten kunnen worden teruggevonden en dit zonder overbodig mailverkeer. Basecamp kost je per maand 99 dollar. Vergelijkbare applicaties om in team samen te werken zijn Asana of Teamwork, waarbij je projecten en deadlines makkelijk kunt managen.
  • Wil je graag op een creatieve en visuele manier samenwerken? Dan kan je zeker eens Mural of Miro uitproberen. Ook met Coggle kan je complexe zaken visualiseren.

Opslagruimte en virtuele werkplekken

  • Je kunt je bestanden altijd veilig, georganiseerd en gesynchroniseerd bewaren via Dropbox, Google Drive of OneDrive. Het delen van bestanden met teamleden gaat ook gemakkelijk en je kunt ook samenwerken aan bestanden. Een aantal gigabytes krijg je gratis, daarna kan je meer ruimte kopen.
  • Cloudalize is een Vlaams platform waarmee iedereen zijn grafische omgeving kan opzetten. Het is simpel: je werkt in een cloud, maar Cloudalize voegt nog een grafische component toe. Met Desktop as a Service kan je krachtige grafische toepassingen gebruiken en delen in de cloud.
  • Zeker zijn plaats waard in het lijstje is Wetransfer: de handigste manier om grote bestanden te versturen met de mogelijkheid om een upgrade te doen.
  • Het Zwitserse SmallPDF wil de complexe PDF-software vereenvoudigen en gebruiksvriendelijker maken. Je kunt tweemaal per uur gratis gebruik maken om te converten, splitten, editen,…

Grafische tools en coding

  • Zoek je een tool om zelf gemakkelijk foto’s te bewerken? Canva lost veel voor je op. Heel gemakkelijk kun je afbeeldingen bewerken door het gebruik van templates. Individueel gebruik is gratis, een upgrade naar Canva for Work met meer mogelijkheden is betalend.
  • Online diensten zoals Zapier of If this, then that (IFTTT) bieden je de mogelijkheid om allerlei toepassingen aan elkaar te koppelen. Ze bieden je kant-en-klare ‘recepten’ waar je zo mee aan de slag kan of je kan er je eigen koppelingen op maat maken. Ze laten je toe om kleine taakjes te automatiseren of om data van de ene toepassing te gebruiken in de andere.

Flanders DC biedt ook heel wat tools, templates en checklists.