Werken via zelfsturende teams zit in de lift. Lijkt er voor project management dan geen toekomst meer weggelegd? Hoe functioneren beide principes precies en kunnen ze elkaar aanvullen? Een interessant onderwerp voor een podcast met experts Wim Lockefeer (Boondoggle) en Arnout Vandenbossche (HAL 5 en BUUR).

Wil je op de hoogte gehouden worden van nieuwe artikels in dit magazine? Schrijf je in op onze nieuwsbrief!

Wim Lockefeer van Boondoggle heeft ruim 25 jaar ervaring als project manager in automatisering- en webtrajecten.

Arnout Vandenbossche is oprichter van broed- en ontmoetingsplek HAL 5 en partner van stedenbouwkundig bedrijf BUUR. In beide organisaties wordt met zelfsturende teams gewerkt.

Luister hier naar de podcast:


Arnout Vandenbossche en Wim Lockefeer © Niels De Keukelaere

Arnout Vandenbossche en Wim Lockefeer © Niels De Keukelaere

Wat doet een project manager precies?

Wim: Een project manager verzorgt het contact met de klant en is de tussenpersoon met het team van specialisten. Een pm zorgt ervoor dat alle omstandigheden aanwezig zijn opdat het team zijn werk optimaal kan doen.

Wat houdt het werken met zelfsturende teams concreet in?

Arnout: Medewerkers van een zelfsturende organisatie zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor het ganse proces om een dienst te leveren of product te maken voor de klant. Daarnaast is ook het bedrijfsmanagement in handen van het team. Samen gaan voor een doel is heel belangrijk. In een zelfsturende organisatie wordt meer geredeneerd in termen van ‘rollen’ in plaats van ‘taken’. Binnen een bepaalde rol staat het doel steeds voorop. Je kan met andere woorden binnen die rol zelf beslissingen nemen om op welke manier dan ook het vooropgelegde resultaat te bereiken.

Zelfsturende teams zijn alomtegenwoordig. Is project management dan aan het verdwijnen?

Wim: Een karikatuur van een project manager is iemand die met mappen vol formulieren rondloopt en loodzware modellen volgt om een project tot een goed einde te brengen. Daarnaast is er ook het beeld van de project manager als torenwachter, als iemand waarlangs je moet passeren om het team te bereiken. Dat clichébeeld is wat aan het verdwijnen, omwille van de grote overheadkosten, maar ook omwille van veranderingen. De agile approach, waarbij telkens met sprints van twee weken wordt gewerkt, is een vrij nieuwe manier van werken en wordt veelal toegepast bij digitale projecten. Dan is er een product owner, iemand die inhoudelijk verantwoordelijk is en een scrum master, een spelverdeler die het team uitdaagt om steeds verder te gaan.

Wim Lockefeer Boondoggle

Wim Lockefeer © Simon Gryspeert

Waarom hebben jullie bij BUUR de overstap gemaakt naar een zelfsturend team?

Arnout: De belangrijkste reden daarvoor is dat zo’n aanpak deel uitmaakt van het DNA van BUUR. Horizontaal werken en veel verantwoordelijkheid aan onze medewerkers geven deden we al, maar qua bedrijfsstructuur organiseerden we ons wel hiërarchisch en dat gaf problemen. We zagen ook dat de vennoten de bottleneck werden van bepaalde beslissingen. We vonden dus dat we consequent moesten vooruitgaan in één richting. Daarnaast moet je je medewerkers ook wel toekomstperspectief kunnen bieden. Binnen ons zelfsturend systeem kan iedereen nu doorgroeien volgens zijn of haar capaciteiten en maturiteit. Bovendien wilden we onze mensen ook meer bewust maken van de financiële situatie van ons bedrijf.

Neemt de project manager altijd de leiding?

Wim: Vroeger was dat wel zo: hij of zij verdeelde het werk, volgde dat op en rapporteerde bij zijn of haar baas. Als project manager moet je het team in de juiste richting stimuleren en ervoor zorgen dat de teamleden het juiste perspectief voor ogen houden. In mijn job bepaalt mijn team wat ze doen en hoe ze willen werken. Het moet uiteraard wel duidelijk voor hen zijn wat het opzet is en wat de beperkingen zijn. Maar daarbinnen probeer ik hen zo vrij mogelijk te laten.

Is iedereen per definitie gelijk bij zelfsturende teams?

Arnout: Nee, dat is niet zo. De rollen moeten wel heel goed gedefinieerd zijn. Zo werken we steeds met een projectleider, een projectmedewerker en een projectexpert, al kan je wel verschillende rollen tegelijk opnemen. Zo kan je flexibel omgaan met je organisatie en je werknemers de mogelijkheid bieden om te groeien. Iedereen moet uiteraard binnen het budget blijven en een tevreden klant opleveren, maar op welke manier staat de projectleiders vrij.

Arnout Vandenbossche BUUR HAL 5

Arnout Vandenbossche © Simon Gryspeert

Jullie hebben bij BUUR ook een clusterverantwoordelijke. Kan je die vergelijken met een project manager?

Arnout: Ja, dat is iemand die het overzicht behoudt over een bepaalde cluster, om de relatie met andere clusters aan te gaan. Het is een soort van facilitator die ervoor zorgt dat iedereen zijn rol binnen die cluster zo goed mogelijk kan opnemen. Maar het is niet de persoon die de beslissingen neemt.

Zijn zelfsturende teams dan transparanter?

Arnout: Ja, dat denk ik wel. In het ideale geval kent iedereen elkaars loon. Iedereen heeft ook toegang tot de informatie rond winst en verlies van het bedrijf. Op die manier weet je als medewerker ook welke consequenties bepaalde beslissingen kunnen hebben voor het financiële beleid.

Neemt het werken met een project manager bepaalde zorgen weg bij de teams?

Wim: Ja, ontwerpers kunnen plots van idee veranderen, zodat het project nog beter kan worden. Dan is het aan de project manager om ervoor te zorgen dat dit vlot verloopt, wat daar dan ook voor nodig is. Daarnaast is het altijd handig dat er iemand is die de lastige vragen van de klant opvangt. Je probeert als project manager alle mogelijke hindernissen van de baan te houden.

Fungeert een projectleider ook als coach?

Wim: In het beste geval wel, maar daar moet je in groeien. In bepaalde aspecten ben je beter dan in andere. Coaching is een belangrijk aspect, ook van je collega’s, want als project manager ben je natuurlijk wel specialist in jouw domein en kan je zaken die jij hebt geleerd doorgeven aan jongere collega’s.

Arnout: Ook bij zelfsturende teams is coaching belangrijk. Vroeger werkten we met een projectmentor als een soort van coach. Nu werken we ook met externe coaches om onze werknemers het systeem van de zelfsturende teams eigen te maken. Daarnaast polsen de mensen die dezelfde rollen opnemen ook bij elkaar naar feedback over de manier waarop ze hun rol aanpakken of zouden willen aanpakken. Zij gaan dus pro-actief op zoek naar peer-to-peer feedback.

Wat zijn de struikelblokken die jullie zijn tegengekomen bij de overgang naar zelfsturende teams?

Arnout: Dat je niet te snel mag gaan: je moet rekening houden met hoeveel je team kan absorberen, naast alle andere projecten. Je moet ook kijken naar ieders maturiteit: hoeveel verantwoordelijkheid wil of kan iemand opnemen? Kan hij of zij zichzelf binnen dat grotere team gaan plaatsen? Het mag ook niet te traag gaan, want dan zou de transitie kunnen gaan verwateren. We hebben eigenlijk heel veel rollen gedefinieerd en kunnen al deze rollen binnen ons team niet opnemen. Je moet hierin dus prioriteiten stellen en er ook actief tijd voor vrijmaken.

Wim: Het is niet omdat je als projectleider de ‘overste’ niet meer bent, dat je minder werk hebt. Het gaat erom de elementen die het project positief of negatief beïnvloeden te gaan aanduiden: het gaat er vaak om de sterkte van mensen te erkennen en bepaalde aspecten bij te schaven.

Hebben jullie iets geleerd van elkaars manier van werken?

Wim: Ik deed onlangs een project voor een klant die de transitie aan het maken is naar zelfsturende teams. Ik ondervond dat je het belang van de maturiteit van mensen niet mag onderschatten. Als ze er niet rijp voor zijn, gaan ze falen. Je moet een vangnet hebben om dat te ondersteunen. Je moet ook echt blijven communiceren. Als er iets niet lukt of de deadline wordt krap, dan is het zeker niet aangeraden om in de war zone te gaan. Als het problematisch wordt, dan moet je de confrontatie aangaan, op die manier kom je veel sneller tot een oplossing.

Arnout: Ik zie heel wat gelijkenissen met de eigenschappen van de project manager als facilitator. Er zijn veel aspecten van die ‘rol’ die ook binnen een zelfsturende organisatie belangrijk zijn. Maar het hangt ook af van hoe je je job invult en wat er van je verwacht wordt. Bovendien is veel ook afhankelijk van hoe hiërarchisch je werkt en de mate waarin je verantwoordelijkheid geeft aan je medewerkers.


De podcast op Soundcloud beluisteren kan hier. De volledige playlist van de Flanders DC-podcast vind je hier of op Spotify.

Abonneer je gratis op het Flanders DC-podcastkanaal:

  • iOS-gebruikers kunnen onder andere gebruikmaken van de 'Apple Podcasts'-app. Je wordt automatisch doorverwezen naar onze podcast via Itunes. Uiteraard kan je ook een andere app gebruiken.
  • Android-gebruikers hebben veel keuze. Een populaire app is 'Podcast Addict'.

Zoek naar 'Flanders DC' en abonneer je zodat je geen enkele podcast mist.