Ben je een architect, (podium)kunstenaar, muzikant, ontwerper met een artistieke output of werk je in de audiovisuele sector en ben je op zoek naar geld om dat grote project te realiseren? Dan zijn de subsidies van het Departement Cultuur, Jeugd en Media misschien iets voor jou. Daarvoor dien je een subsidiedossier op te maken, en dat doe je niet in 1-2-3. Daarom helpen wij je op weg met maar liefst vijftien tips.

De subsidies van het Departement Cultuur, Jeugd en Media kunnen jou misschien helpen als je op zoek bent naar financiële middelen om je internationaal op de kaart te zetten, om onderzoek te doen of om naar het buitenland te gaan om je werk te presenteren. Ze bieden ondersteuning aan volgende sectoren: beeldende en audiovisuele kunsten, podiumkunsten, muziek, architectuur en vormgeving.

Er zijn verschillende subsidies: beurzen (gericht naar de ontwikkeling van de kunstenaar), doorbraaktrajecten voor kunstenaars, projectsubsidies, residentietoelages en tussenkomsten voor een buitenlands publiek presentatiemoment.

Wie subsidies zegt, zegt ook subsidiedossiers. En daar wringt nogal eens het schoentje. Subsidiedossiers leren schrijven, dat is zoals leren koken. Sommige mensen laten keer op keer de aardappelen aanbranden, anderen beginnen met een gekookt ei en verrassen je na enkele pogingen met een smakelijk driegangenmenu. 

Er zijn jaarlijks vier momenten om dossiers in te dienen. De eerstvolgende deadline voor indiening van dossiers is 15 januari 2018, dus dit is het ideale moment om te bekijken hoe je dat best aanpakt.

Aan de slag met deze 15 tips!

1. Begin op tijd 

Een huis bouw je niet op één dag. Een subsidiedosser ook niet. Surf dus van zodra je nog maar overweegt om op langere termijn aan iets te beginnen naar de subsidiezoeker. Bekijk het aanbod van de verschillende subsidies en wat de indiendata zijn en verzamel het materiaal dat je nodig hebt. Een subsidiedossier kan geld opleveren. Doe je job dus goed: lees het reglement, bekijk grondig wat je moet indienen, schrijf een klad dat je laat nalezen door buitenstaanders en vraag hulp als je iets niet begrijpt. Zoiets is niet mogelijk als je nog maar vier uur hebt om het dossier tijdig in te dienen.

2. Denk goed na

Bedenk wat je wil doen en waar je naartoe wil. Zorg dat het voor jou duidelijk is, voor je het probeert in een tekst te gieten. Niemand wordt gelukkig van een warrig of mysterieus verhaal, laat staan van een hoogdravende, maar holle tekst.

3. Bekijk je aanvraagdossier alsof het een sollicitatie is

Het is een gesprek waarbij je moet proberen de beoordelaars aan de andere kant van de tafel te overtuigen. Dit doe je door zeer helder te motiveren waarom jouw verhaal artistiek noodzakelijk is, hoe de kwaliteit gegarandeerd wordt, hoe je de centen correct zult beheren,... Stel jezelf de vraag of je dossier bewijst dat jouw trajectontwikkeling of jouw concrete project een goede investering zal zijn van overheidsgeld, want dat is uiteindelijk de vraag die de beoordelaars moeten beantwoorden.

4. Gebruik geen dure woorden

Woorden hebben betekenis. Een subsidiedossier is ook geen kunsttheoretisch discours (al kan een ontwikkelingsgerichte beurs bijvoorbeeld wel gebruikt worden om een discours verder uit te bouwen). Heldere woorden, leesbare zinnen, duidelijke en haalbare doelen maken het verschil.

5. Wees duidelijk en correct

Een project indienen waar je in twee verschillende documenten twee verschillende bedragen vraagt, of andere inschattingen maakt van kosten, andere data hanteert, andere doelstellingen naar voor schuift,... geeft geen professioneel beeld. Een detectiveboek waarin de beoordelaars een kruimelspoor aan informatie krijgen en zo zelf een beeld moeten maken, evenmin. Zorg ook dat het artistiek plan volledig terug te vinden is in de zakelijke uitwerking. Denk dus steeds bij nalezen: staat iets in de tekst dat ik niet in de begroting terugvind, en vice versa?

6. Stel jezelf voor

Je bent nooit te goed en te belangrijk in jouw discipline om jezelf voor te stellen. Zelfs als iedereen weet wie je bent, is het nog interessant en nuttig om te weten wie jij vindt dat je bent.

7. Zorg dat je website een goed beeld van je werk schetst

In de beoordelingscommissie zitten mensen uit het werkveld, maar dat betekent niet dat ze iedereen kennen. Een portfolio toont wie je bent, waar je voor staat, wat je al gedaan hebt en waar je je bevindt in het veld. Een website met intrigerende snapshots van wat jou inspireert, zegt niet noodzakelijk wie je bent als kunstenaar. Geeft jouw website een volledig, correct en up-to-date beeld van jouw artistieke praktijk?

8. Zorg dat je focust op de essentie: een sterk artistiek verhaal

Of bekijk het eens omgekeerd: als je als kunstenaar niet aan je gesprekspartner kunt vertellen waar je mee bezig bent, en waarvoor je het geld dus nodig hebt, waarom zou die ander je dat geld dan geven? Als iemand weet waar je mee bezig bent, dan ben jij het wel. Laat het de beoordelaars ook weten.

9. Blijf positief

Het is niet altijd eenvoudig om te leven van jouw creativiteit. Het vergt moed en doorzettingsvermogen, inzet, geloof in jezelf,... Je moet soms keuzes maken die je niet noodzakelijk gelukkig maken. Allemaal waar, maar niet iedereen heeft boodschap aan die negativiteit. Een positief dossier, waarmee iemand het verschil wil maken, enthousiasmeert. Gedrevenheid enthousiasmeert zelfs nóg meer...

10. Schat jezelf correct in

Een subsidie is geld dat de overheid je geeft omdat ze gelooft in jouw potentieel en jouw project. Als je net start en je vraagt 25.000 euro omdat je verder wilt ontwikkelen, dan vraag je wel een groot vertrouwen van de overheid in jouw kunnen. Maar het tegenovergestelde is ook waar. Als je een buitenlandse residentie wil doen en je vraagt 1.000 euro voor transport en verblijf, dan schets je niet echt een professioneel beeld van jouw praktijk. Ga dus voor een realistisch bedrag, niet te veel, maar ook niet te weinig. Bekijk eventueel de lijsten op de website van het Departement Cultuur, Jeugd en Media met toegekende subsidies en de hoogte van die bedragen. (Dit is vooral voor beurzen van toepassing. Projecten zijn onderling té verschillend qua inhoud en financiële uitwerking om als globale referentie te kunnen gelden.)

11. Bouw je budget zo gedetailleerd mogelijk op

Hoe transparanter en duidelijker het budget is samengesteld, hoe beter leesbaar. Vertrek eventueel vanuit een duidelijke uur- of dagvergoeding. Licht ook toe waarom je bepaalde kosten hoog of laag inschat. Als je een project organiseert, zorg dan zeker dat de vergoeding voor de deelnemende kunstenaars/ontwerpers in orde is. Leg grote bedragen ook uit. Verwijs naar concrete samenwerkingsovereenkomsten, offertes, prijsopzoekingen via internet, naar ervaringen uit vorige projecten of naar vaste leveranciers,...

12. Maak samenwerkingen officieel

Zet afspraken met derden over de verdeling van taken, uitgaven, verantwoordelijkheden, vergoedingen,… steeds op papier. Durf op je strepen staan bij partners die aanvoeren dat zij ‘enkel werken op vertrouwen’ of die beweren dat zoiets ‘niet de standaardpraktijk is binnen deze sector’. Dan is het hoog tijd dat het wél de praktijk wordt binnen de sector.

13. Vraag hulp

Als bij het opstellen van jouw subsidiedossier niet alles duidelijk is, kan je contact opnemen met de afdeling Kunsten, via het contactformulier in KIOSK of via kiosk@vlaanderen.be. Er is ook een lijst met veelgestelde vragen op de website van het Departement Cultuur, Jeugd en Media. Je kan terecht bij Flanders DC met jouw vragen. En Kunstenpunt organiseert infosessies en workshops over het Kunstendecreet en heeft een online praktijkgids.

14. Leer uit feedback

Soms lukt het niet van bij de eerste aanvraag. Dat gebeurt zelfs vaker dan je denkt. Of was het bij de eerste aanvraag raak, maar wordt je nadien terug naar huis gestuurd. Of ben je goed bezig, maar nog net niet goed genoeg en moet je nog een beetje ‘rijpen’. Blijf dan niet bij de pakken zitten, maar lees de feedback die je krijgt grondig. Deze wordt namelijk zo geschreven dat je eruit kan leren om de volgende keer een betere aanvraag in te dienen.

15. Ga uit van een schone lei bij een volgende aanvraag

Heb je jouw eerste aanvraag helemaal fout aangepakt? Dat gebeurt. Je draagt dat niet mee. Een nieuwe aanvraag wordt met een frisse bril gelezen.